Prolav: La suite completa di software per la gestione della moderna lavanderia industriale

Anagrafiche clienti
Le anagrafiche dei clienti rappresentano il primo passo del ciclo attivo di Prolav; per ciclo attivo si intende quella parte di produzione al cui funzionamento sono fortemente legate le disponibilità di merce per quanto riguarda il proprio magazzino, e l’ esatto calcolo delle quantità di biancheria gestite e movimentate per quanto concerne la bollettazione e quindi la fatturazione. Oltre al classico inserimento dei dati specifici del cliente quindi (dati anagrafici, fiscali, riferimenti interni all’ azienda, periodi di ferie ecc..), Prolav integra il concetto di Contratto che viene dettagliato nella sezione apposita.
Anagrafiche articoli
Unitamente alle anagrafiche dei fornitori, le anagrafiche degli articoli contribuiscono alla composizione del proprio magazzino, con relativo monitoraggio degli approvvigionamenti, andamento dei prezzi, articoli in esaurimento o eventualmente in sostituzione con articoli nuovi. I dettagli di ogni singolo articolo sono stati studiati su misura per le problematiche delle settore specifico e svariano dai dati contabili ai dati tecnici alla qualità ai dati di automazione in modo da creare una unica base di dati dove convogliare tutte le informazioni dell’azienda.
Anagrafiche fornitori
La sezione di anagrafica, preliminare all’utilizzo del sistema Prolav, comprende le liste dei fornitori, attraverso cui l’utente riesce non solo a inserire i dati relativi alle aziende di forniture di materiale, ma anche a monitorare i flussi di approvvigionamento della merce, tracciando e identificando in modo preciso le quantità presenti in magazzino, quelle da ordinare perché in esaurimento, e l’ andamento dei prezzi per ogni fornitore, così da poter determinare le combinazioni qualità/prezzo ottimali.
Ordini
Naturale conseguenza della combinazione anagrafiche fornitori/articoli; Prolav monitora le affluenze di merce legate ai fornitori, ne evidenzia carenze ed eventualmente eccessi di giacenza così da regolare l’ approvvigionamento della stessa in modo ponderato. Questa funzionalità prevede inoltre la produzione dei documenti di ordine da poter inviare direttamente ai fornitori via e-mail o nei metodi tradizionali.
Ricevimento merci
Prolav gestisce gli stock di articoli ordinati presso i fornitori, cumulando eventuali spedizioni successive facenti parte un unico ordine. Se per esempio su un ordine di 1000 pezzi ne arrivano soltanto 500 per mancanza di disponibilità da parte del fornitore, Prolav terrà traccia dell’ ordine sospeso, confermandolo solo a seguito del ricevimento di tutta la merce.
Magazzino
Attraverso la funzione di gestione del magazzino si avrà sempre un preciso quadro della situazione per quanto riguarda le forniture di merce. Attraverso la gestione dei magazzini inoltre si possono raggruppare le diverse tipologie di merce in gruppi merceologici così da avere non solo un quadro complessivo della situazione ma anche, analiticamente, controllare la disponibilità di un determinato articolo che può avere diverse richieste in base a molteplici utilizzi (per esempio lo stesso articolo può avere richieste di forniture diverse a seconda se lo si utilizza in ambito ospedaliero o alberghiero).
Magazzino cliente
Ogni volta che viene effettuata una consegna o un ritiro presso un cliente, il magazzino relativo al cliente stesso si aggiorna; il magazzino quindi contiene le quantità reali e non stimate di merce per il cliente. All’ interno del contratto è possibile la consultazione e la modifica dei corredi per ogni articolo assegnato al cliente, tenendo conto degli aumenti o diminuzioni di richieste a seconda dei periodi dell’ anno.
Gestione contratti
Come anticipato nella sezione riguardante i clienti, Prolav integra il concetto di contratto, documento che ha come scopo il corretto servizio di lavanderia nei confronti di ogni cliente nei tempi e nei modi prestabiliti in fase di stipula. Il contratto contiene la lista degli articoli che andranno consegnati presso un determinato cliente. A questa parte strettamente gestionale sono legate molteplici e utili funzioni di personalizzazione del contratto stesso; per esempio si possono personalizzare i prezzi degli articoli contenuti all’ interno del contratto, si possono applicare tassi di sconto o ricarichi a seconda delle esigenze, si possono inserire a contratto articoli di proprietà del cliente e che quindi non necessitano di una gestione di magazzino e a cui vanno applicati prezzi di lavaggio al netto del noleggio.
Planning e pianificazione
Il Planning di pianificazione è il cuore di tutto il sistema Prolav; da questo punto si può configurare prima di tutto la parte logistica che concerne le consegne e i ritiri per ogni autista e quindi per ogni zona, ma soprattutto in base alle consegne giornaliere, il planning si integra con il sistema di bollettazione trasferendo i dati di conteggio e quindi di consegna. Inoltre attraverso il planning si possono effettuare modifiche dell’ ultimo minuto richieste dal cliente, aggiornabili in tempo reale e visibili da subito nel reparto spedizioni dove si prepara la merce. Nel momento in cui una spedizione è pronta il planning permette in modo pratico e preciso la creazione dei documenti di consegna, senza rallentamenti dovuti all’ allineamento dei vari reparti, con conseguente perdita di tempo nelle consegne. Il planning in definitiva non è solo un valido strumento di tracciamento dell’ avanzamento del lavoro all’ interno della lavanderia, ma anche un preciso sistema di monitoraggio congiunto dei vari comparti che compongono la lavanderia, finalizzato all’ ottimizzazione e alla riduzione dei tempi morti.
Geolocalizzazione
Grazie all’integrazione con la tecnologia Google Maps, Prolav è in grado di geolocalizzare ogni cliente e rappresentare sulle mappe di Google la posizione di ogni singola struttura operativa. Inoltre permette di organizzare i giri degli autisti nella maniera più razionale in base ai percorsi e ai chilometraggi di ogni singolo piano di consegna. Permette inoltre di ottimizzare i giri del giorno potendo controllare simultaneamente le posizioni di ogni singola struttura operativa all’interno di un’unica mappa in modo da verificare eventuali anomalie nella pianificazione.
Ritiro materiale autisti
Prolav, tenendo traccia dello storico dei cicli di ritiri/consegna per ogni cliente è in grado, attraverso schede dettagliate, di fornire gli autisti dei documenti di ritiro della merce presso il cliente. L’autista o chi per esso è in grado tramite un applicativo specifico di dettagliare i ritiri che ha effettuato e innescare quindi le procedure all’interno delle lavanderia in relazione ai clienti entrati.
Conteggi
Al momento dell’ ingresso della merce sporca, essa, opportunamente catalogata per tipologia e cliente e fornita di proprio codice a barre per il riconoscimento, entra nel ciclo produttivo attraverso il primo gradino di esso: la cernita. E proprio durante la cernita Prolav raccoglie ed elabora i conteggi degli articoli per ogni cliente che poi andranno riconsegnati nella consegna successiva, già pianificata, tenendo traccia di eventuali differenze di articoli rispetto allo standard presente nel contratto. Il planning attinge direttamente ai dati di conteggio per la preparazione delle spedizioni.

Documenti preparazione e trasporto
Secondo le nuove normative, vettori esterni l’azienda che effettuino servizio di consegna (corrieri o padroncini) hanno l’obbligo di un documento ufficiale, comunemente conosciuto come “lettera del vettore”, la quale contiene informazioni circa il mittente, il destinatario, e la merce trasportata. Questa funzione permette agevolmente di stampare tali lettere. Inoltre l’ autista avrà con sé la lista di tutti i clienti del proprio giro di consegna, così da poter annotare eventuali richieste o modifiche per le consegne successive.
Documenti di trasporto
I documenti di trasporto rappresentano l’ ultimo passaggio della merce in uscita dalla lavanderia; esso deriva direttamente dai conteggi della biancheria sporca, dalle quantità per ogni articolo previste dal contratto, dalle eventuali variazioni richieste dal cliente all’ ultimo minuto ed infine dalle possibili differenze di corredo giacenti presso il cliente o in lavanderia. Il sistema Prolav offre, inoltre, la possibilità di scegliere vari layout del documento di trasporto stesso, in base alle proprie esigenze e del cliente. Prebolle
Le prebolle rappresentano i documenti preliminari alle bolle, i quali consentono materialmente la preparazione dei pacchi di biancheria da consegnare per ogni cliente, ed inoltre contiene le modifiche dell’ ultimo minuto inserite nel planning e che divergono rispetto allo standard previsto da contratto. Le prebolle sono altresì corredate di opportuni codici a barre indicanti il cliente in lavorazione qualora sia prevista la loro conferma automatica attraverso appositi lettori.
Richieste clienti
Le richieste rappresentano gli extra che più o meno periodicamente vengono richiesti dai clienti per soddisfare determinate esigenze non previste dal contratto. La maschera di inserimento delle richieste si integra nel sistema delle prebolle, aggiornando e sostituendo la prebolla precedente dello stesso cliente. L’ integrazione delle richieste.

MODULI ACCESSORI

Etichettatura
Il ciclo produttivo della lavanderia prevede il confezionamento del materiale lavato e stirato, e il sistema Prolav, integrandosi ad esso, può stampare le etichette di ogni pacco, contenenti cliente, articolo, numero dei pezzi per pacco e codici a barre. Attraverso opportune apparecchiature si può inoltre integrare una applicazione automatica delle etichette sui pacchi durante il loro tragitto lungo la filiera di produzione. Come avviene da decenni nei supermercati la lettura dell’etichetta con barcode inserita in ogni pacco è il metodo più sicuro per la creazione di documenti di spedizioni privi di errori di conteggi e di assegnazione cliente. Il modulo di etichettatura è quindi lo strumento per ottimizzare e snellire le procedure di creazione dei documenti di trasporto direttamente nello stabilimento.
iProlav Go iPhone app
Prolav fornisce interfacce ottimali per la consultazione, da parte degli autisti, della situazione di ogni cliente, così da aggiornare lo stesso in tempo reale sulle forniture di biancheria. L’ app iProlav GO è chiaro nella consultazione e reattivo grazie alle tecnologie di ultima generazione.
iProlav CM (customer management) iPad
iProLav CM è l'applicazione professionale per iPad per la gestione dei clienti da parte dello staff commerciale.Con un unico, semplice strumento è possibile avere sempre a disposizione le anagrafiche dei clienti, i contratti in essere con gli stessi, la situazione di documenti di trasporto, fatture ed estratti conto.L'applicazione offre un servizio di geolocalizzazione integrato che permette la razionalizzazione delle trasferte del personale commerciale.
Cubi statistici
Questo modulo consente l’analisi di tutti i dati prodotti dal sistema di gestione lavanderia Prolav e permette statistiche e report classificabili secondo regole personalizzabili. Grazie alla tecnologia OLAP Cube i dati possono essere incrociati in migliaia di modi differenti per avere informazioni dettagliate e report estremamente accurati e mirati.
Gestione rolls
Prolav prevede la gestione della movimentazione dei carrelli durante le consegne e i ritiri presso i clienti. Ad ogni carrello si può associare un codice a barre che lo identifica, e l’ autista, ad ogni consegna, con il proprio terminale può leggere il barcode presente sul documento di trasporto e i diversi barcode dei carrelli, cosicchè si possa associare ad ogni cliente quel determinato numero di carrelli, al fine di poterne tracciare i percorsi a seguito di eventuali smarrimenti. Nel momento del ritiro della merce sporca, vengono letti i codici a barre dei carrelli che l’ autista ritira, ed in questo modo tornano in carico alla lavanderia.
Supervisor
ProLav Supervisor è l'applicazione della suite ProLav di collegamento ai macchinari e alle automazioni dello stabilimento per ottenere statistiche di produttività e gestire eventi decisionali in tempo reale.L'applicativo è in grado di operare in tempo reale in modo attivo e passivo sugli apparati a cui viene collegato.Tipicamente viene interfacciato a PLC delle macchine presenti in lavanderia e fornisce statistiche di produttività sempre aggiornate. inoltre storicizza gli allarmi avvenuti nella linea, in modo da essere incrociati con i dati di produzione al fine di analizzare il rendimento dei macchinari.ProLav Supervisor è utilizzato anche per la stampa delle etichette del materiale essiccato e delle etichette dei pacchi di materiale stirato.
Prosider
ProLav Prosider rappresenta l'anello di chiusura del ciclo produttivo della lavanderia, integrando il software gestionale ProLav con un nuovissimo sistema di automazione intelligente per lo smistamento delle confezioni secondo i criteri decisi alle spedizioni. ProLav Prosider, attraverso un evolutissimo sistema di lettura barcode installato sulle linee di trasporto delle confezioni nastri che convogliano le confezioni e utilizzando il medesimo principio dello smistamento dei bagagli negli aeroporti, canalizza la biancheria confezionata in scivoli o nastri per la suddivisione puntuale e automatizzata della biancheria pronta per la spedizione. Il sistema, al momento della lettura automatizzata dei barcode, esegue le medesime funzioni del ProLav Label per la creazione dei documenti di spedizione. Inoltre ogni singolo pacco letto viene pesato per il controllo di conformità della singola confezione e del contenuto totale del roll preparato per la spedizione. Il concetto che si vuole trasmettere con ProLav Prosider è di non muovere le persone in lavanderia per spostare la biancheria ma di muovere la biancheria verso le zone dove le persone preparano le spedizioni. L'utilizzo del sistema ProLav Prosider, corredato dai sistemi gestionali ProLav, porta un notevole valore aggiunto alla qualità del lavoro in azienda, una riduzione degli errori e l'ottimizzazione delle attività del personale dedicato alle spedizioni.
Contabilità
Prolav gestisce in toto la contabilità della vostra lavanderia industriale e, per ognuno dei moduli, fornisce accurati cubi statistici personalizzabili. La contabilità è stata concepita in modo tradizionale pur tenendo conto delle peculiarità del settore e gestendo le varie attività che sono ovviamente necessarie per un corretto controllo dei dati fiscali e amministrativi.